E-invoicing; het komt eraan en eerder dan u (wellicht) denkt!
Bij elektronisch factureren denkt men op dit moment vaak aan het simpelweg sturen van een factuur via email of geavanceerder via EDI. Maar de toekomst van het factureren is veel geavanceerder dan dat. Facturen kunnen in sommige landen al real-time door de fiscale autoriteiten worden gecontroleerd. De verplichtingen die met E-invoicing samengaan kunnen een grote impact hebben op de financiële systemen en administratieve processen van ondernemingen. In deze bijdrage beschrijven we de thans veel voorkomende en/of voorziene vormen van E-invoicing en de impact die deze hebben op de administratie van ondernemers. In het bijzonder gaan we in op de systemen zoals die in de EU-lidstaten van kracht zijn of op relatief korte termijn worden, en de voorgestelde wijziging van de BTW-Richtlijn die ook op de Nederlandse regelgeving van toepassing zal zijn.
E-invoicing
Wat bedoelen wij in dit artikel met de term “E-invoicing”? We doelen hiermee op de verplichting om in elektronische vorm facturen uit te reiken of rapportages op te stellen ter zake van transacties, en deze aan de lokale (veelal fiscale) autoriteiten te sturen. In feite bestaan die verplichtingen in heel veel landen al in de vorm van de zogenoemde SAF-T[1] verplichting. In de landen waar die verplichting geldt, dienen ondernemingen periodiek een elektronische rapportage aan de fiscus te sturen, op grond waarvan de fiscus de btw-aangiften kan controleren. Maar E-invoicing gaat vaak veel verder, en de verplichtingen die thans in sommige landen gelden, die eraan komen in veel andere landen, en vanuit de EU ook straks (voorstel is in 2028) in alle lidstaten verplicht worden gesteld, zien niet alleen op rapportage achteraf, maar ook op het real-time verstrekken van transactiegegevens. Een land als Polen kent volgend jaar beide systemen en schaft hierom de BTW-aangifte, zoals wij die in Nederland kennen, al af.
De achterliggende gedachte bij de invoering van de E-invoicing verplichtingen is over het algemeen (en zeker in de EU) het bestrijden van belastingfraude. In het bijzonder de fraude met indirecte belastingen als de btw. Het zogenoemde btw-gat[2] bedroeg naar schatting in 2020 in de EU in totaal 93 miljard euro. Dat is dus het bedrag dat naar schatting ten onrechte niet is voldaan door ondernemers aan de lokale belastingdiensten.
De verschillende systemen
Het meest vergaande is een systeem waarin een factuur van een transactie direct aan de lokale autoriteiten moet worden verzonden en door die autoriteit moet worden goedgekeurd. De goedkeuring vindt plaats doordat er een vast format van de factuur is (de data die wordt doorgestuurd; vaak een niet door het menselijk oog zonder meer als factuur te lezen), waardoor de overheid een aantal (geautomatiseerde) controles kan uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan controle van het btw-nummer van leverancier en afnemer, naam en adresgegevens, bedrag van de vergoeding, btw-tarief en btw-bedrag (klopt dat rekenkundig). Pas als de goedkeuring is afgegeven, wordt de factuur doorgestuurd naar de afnemer. Dat doorsturen kan hetzij door de facturerende onderneming moeten gebeuren, hetzij het gebeurt automatisch door de autoriteiten. In dat laatste geval is het vaak de partij die de factuur ontvangt, die zelf periodiek een download van de gegevens bij de overheid moet doen. Zonder een goedgekeurde factuur kan de ontvanger geen btw in aftrek brengen. Daarnaast moeten gegevens over de zogenoemde “lifecycle” (zoals “ontvangen” en “geaccepteerd”) van de factuur worden doorgegeven, waaronder ook de betalingsgegevens. De E-Factuur, het boekhoudsysteem en de betalingsgegevens hebben alle dezelfde unieke code waardoor het voor overheden eenvoudig wordt om deze lifecycle te controleren. Indien in een land de goedkeuring van de factuur wordt bevestigd door een bepaald nummer toe te kennen, kan het verplicht zijn dit nummer dan ook bij de betalingsgegevens te vermelden.
Het hierboven beschreven systeem geeft de overheid uiteraard enorm veel informatie over de transacties, en de mogelijkheid om de btw-aangiften van de bij een transactie betrokken partijen direct te controleren en eventueel te corrigeren. Duidelijk is immers hoeveel btw er moet worden voldaan door degene die de factuur heeft gestuurd, en ook is duidelijk hoeveel de afnemende partij maximaal in aftrek kan brengen. Het opent de mogelijkheid dat de Belastingdienst meer weet van een bedrijf dan het bedrijf zelf. Immers, naast de data van het bedrijf kennen zij ook de data van de concurrenten. Trends en dergelijke kunnen zij beter bijhouden. Bovendien zorgen de betalingsgegevens ervoor dat de overheid na een bepaalde tijd de in aftrek gebrachte btw automatisch zou kunnen corrigeren (denk aan de 1-jaars termijn bij niet betaalde facturen zoals we die in de Nederlandse btw wetgeving kennen[3]). Natuurlijk is niet alles op deze manier te controleren (is wel alle omzet via facturen gegaan? Heeft de afnemer het juiste aftrekrecht (pro-rata berekening) toegepast?), maar het bestrijdt uiteraard wel op efficiënte wijze carrouselfraudes waarbij de zogenoemde “ploffers” geen btw voldoen terwijl door een andere partij in de carrousel wel de btw wordt teruggevraagd. Die partijen kunnen immers direct na de eerste aangiftetermijn worden gelokaliseerd.
Een al iets minder ingewikkeld systeem is vergelijkbaar met het hiervoor beschreven systeem, maar waarbij de goedkeuring van de overheid niet nodig is. De facturen worden wel naar de overheid gestuurd, maar omdat een goedkeuring niet nodig is, kan gelijktijdig de factuur ook direct naar de klant worden gestuurd. De overheid heeft zo wel de controle op de volledige betaling van de BTW en kan ook de aftrek bekijken, maar controleert niet “real-time” of de factuur gebreken vertoont. Uiteraard kan die controle wel plaatsvinden (de overheid heeft de data immers), en kunnen ondernemers worden gemaand om de omissies in de facturen aan te passen (of aftrek kan bij de afnemer worden geweigerd).
Dan bestaat er ook nog een meer vereenvoudigde vorm waarin alleen periodieke uitwisseling van gegevens wordt gevraagd. Een goed voorbeeld hiervan is de eerdergenoemde verplichting die sommige landen thans hebben om transactiedata in gestandaardiseerde vorm periodiek aan de overheid te sturen (de SAF-T rapportages).
Bovenstaande is slechts een zeer globale beschrijving van de systemen. Uiteraard zijn er veel verschillen tussen de specifieke systemen (welke data wil de overheid ontvangen, wie mogen de gegevens aanleveren (goedgekeurde tussenpersonen), wat zijn de termijnen, aanvullende rapportageverplichtingen voor bijvoorbeeld aankopen van buitenlandse leveranciers of leveringen aan buitenlanders). We pretenderen dan ook niet compleet of volledig te zijn voor wat betreft eisen en soorten systemen (dat is ook onmogelijk in het bestek van een artikel), maar willen een indruk geven van wat er zoal in de wereld gebeurt op het gebied van e-invoicing verplichtingen.
Wat betekent de invoering van een E-invoicing systeem voor de ondernemer?
Uiteraard is de impact voor een ondernemer afhankelijk van het op hem van toepassing zijnde e-invoicing systeem en de transacties die eronder vallen. Zo kan het zijn dat in een land B2C verkopen geen e-invoicing verplichtingen met zich meebrengen. In die situatie zal een winkel in het algemeen geen data hoeven aan te leveren over de verkopen. Maar er is natuurlijk altijd nog wel de inkoopkant. De winkel zal ter zake van zijn inkopen wel elektronische facturen ontvangen. Als het lokale systeem dan accepteert dat ook een pdf van de elektronische factuur kan worden meegezonden, dan verandert er voor de winkelier weinig. Maar als leveranciers weigeren zo’n pdf te sturen omdat met een elektronische factuur aan de verplichtingen volgens de lokale wet is voldaan, zal de winkel toch een mogelijkheid moeten hebben om de elektronische facturen te ontvangen (direct, via downloads?) en te verwerken.
Het moge duidelijk zijn dat e-invocing niet alleen op grote multinationals impact heeft. Naast mogelijke nieuwe boekhoudsoftware (al mag worden verwacht dat moderne onlinepakketten door de leverancier worden aangepast), moeten er ook goede verbindingen zijn met de autoriteiten waar de data naar toe moet of vandaan moet komen. In sommige systemen is het verplicht om een goedgekeurde tussenpersoon te hebben die de data verzameld en met de autoriteiten communiceert, maar ook zonder zo’n verplichting heeft het wellicht voordelen om een dienstverlener in de arm te nemen die behulpzaam kan zijn bij het doorgeven van de data van verkopen en inkopen.
Een ander punt van aandacht is dat de overheidssystemen een vast format hebben, waardoor het niet altijd mogelijk is om via dat systeem data uit te wisselen die in een huidige situatie wel op de factuur wordt gezet. Meestal is er wel vrije ruimte om niet verplichte zaken als ordernummers op te nemen. Maar in sommige gevallen moet meer data worden uitgewisseld tussen partijen, en kan die data niet via de e-invoicing systemen worden gestuurd. Als dat wordt onderkend, zal moeten worden nagedacht aan een alternatieve wijze van uitwisseling. Bijvoorbeeld door bestaande uitwisselingswijzen te laten bestaan naast de e-invoice. Dan moet uiteraard ook wel weer worden gezorgd dat aan alle kanten helder is dat de e-invoice de enige formele factuur is, en de andere data uitwisseling niet nog een factuur is (dubbele boeking en/of dubbele betaling van btw).
Bestaan er al verplichtingen of komen die eraan?
In verschillende EU-lidstaten bestaan al e-invoicing verplichtingen. Soms zijn die beperkt tot B2G (business to governement, bijvoorbeeld in Frankrijk sinds 2020), en soms zijn ze er voor veel meer transacties en zijn nagenoeg alle ondernemers eraan gebonden (bijvoorbeeld in Italië al sinds 2019).
Naast de reeds bestaande verplichtingen, zullen uitgebreide e-invoicing verplichtingen gaan gelden in Polen (vanaf 1 juli 2024) en in Frankrijk (ook per 1 juli 2024 UPDATE; Frankrijk heeft de invoeringsdatum uitgesteld tot een nader te bepalen tijdstip). Ook Spanje heeft een voorstel ingediend (dat wellicht bij het uitkomen van dit artikel reeds is aangenomen), wat 1 jaar nadat het is goedgekeurd van kracht zal worden (dus mogelijk ook volgend (na)jaar). Daarnaast hebben Duitsland en Roemenië aan de EU gevraagd ook een verplicht e-invoicing systeem te mogen invoeren. Het vragen van toestemming is nodig, omdat de EU btw-Richtlijn de lidstaten (nog) niet toestaat een verplichting tot e-invoicing op te leggen.
Wat komt eraan voor Nederland?
Het verbod op verplichte e-invoicing in de btw-Richtlijn gaat op de schop. Sterker nog; in december 2022 heeft de Europese Commissie een aantal voorstellen gedaan tot aanpassing van de btw-richtlijn (het voorstel ViDA; VAT in the Digital Age). Eén van de drie onderdelen van dit pakket betreft het voorstel tot het EU breed invoeren van digitale realtime rapportage op basis van elektronisch factureren[4]. Het verbod op e-invoicing wordt daarmee feitelijk omgezet in een verplichting ervan[5]!
Volgens het voorstel zal al per 1 januari 2024 de verplichting vervallen dat een afnemer een elektronische factuur expliciet moet accepteren in een B2B situatie. Tot nu toe kan de afnemer die weigeren en vragen om een papieren factuur. Dat recht vervalt dus. Als een factuur voldoet aan de eisen van de EU-wetgeving[6], moet de afnemer deze factuur accepteren. Dat betekent voor Nederlandse ondernemers dat zij klaar moeten zijn om dergelijke facturen te kunnen verwerken. Ook mogen lidstaten vanaf 2024 een e-invoicing systeem invoeren zonder een derogatie van de EU te vragen. Een beperking is er echter ook. Lidstaten mogen geen systeem invoeren dat een goedkeuring van de overheid vereist voordat de factuur mag worden doorgestuurd. Zoals hiervoor al beschreven, zijn er echter al landen die zo’n systeem hebben ingevoerd (Italië bijvoorbeeld) of – met toestemming van de EU – gaan invoeren (Polen). Voor die landen komt er een overgangsregeling tot de invoering van het EU-brede systeem op 1 januari 2028. Het EU-systeem ziet op B2B transacties, en zal dus in ieder geval geen voorafgaande goedkeuring van de factuur door de overheid vereisen. Wel zullen sommige facturen sneller moeten worden uitgereikt (binnen 2 dagen voor intracommunautaire transacties) en komen er aanvullende factuurvereisten (IBAN nummer van de uitreikende partij en de datum waarop moet worden betaald bijvoorbeeld).
Hoewel nog sprake is van een voorstel, en er dus mogelijk nog aanpassingen aan komen, zal een systeem van e-invoicing ongetwijfeld worden ingevoerd. En wellicht halen we de beoogde invoering per 2028 niet, maar heel veel later zal het niet worden. 2028 Klinkt nog ver weg, maar het is natuurlijk niet verstandig om tot het laatste moment te wachten en dan in de grote hausse mee te moeten gaan. Informeer uzelf dan ook over dit onderwerp.
Conclusie
E-invoicing komt eraan, dat lijdt geen twijfel. Zoals wij hebben beschreven zijn er al verplichtingen in veel landen, en komt er een golf van verplichtingen aan. Hoewel die niet in alle landen voor alle Nederlandse ondernemers die zaken doen met die landen nu al tot verplichtingen leiden, zal men toch al met die regelingen te maken krijgen. Bijvoorbeeld doordat grote leveranciers eisen dat een Nederlandse afnemer de elektronisch facturen in een bepaald format accepteert.
In Nederland komt de E-invoicing verplichting er ook. Of dit nu per 2028 wordt of later, iedere Nederlandse ondernemer zal zich moeten realiseren dat aan de verkoopkant (uitgaande facturen), maar ook aan de inkoopkant nieuwe verplichtingen ontstaan die nopen tot aanpassing van de systemen en processen en mogelijk de aanschaf van hulpmiddelen zoals cloudoplossingen om de data uit de systemen te kunnen uitwisselen met de overheid. Omdat het inventariseren van de benodigde aanpassingen en het bouwen, testen en tenslotte implementeren daarvan veel tijd kost, raden wij iedereen aan om hiermee ruimschoots op tijd te beginnen.
Dit artikel van de hand van Rick Franke en Rob Hoeven (Senior Director Global Indirect Tax bij Coty) is gepubliceerd in het Fiscaal Praktijkblad nummer 7 van 2023.
https://www.futd.nl/vakblad/fiscaal-praktijkblad/actueel/
Noten
[1] Standard Audit File for Tax.
[2] De als gevolg van fraude gemiste btw-inkomsten.
[3] Artikel 29 van de Wet op de omzetbelasting 1968.
[4] De andere twee onderdelen bestaan uit voorstellen tot wijziging van de btw behandeling van de platformeconomie en de invoering van het concept van één btw-registratie.
[5] Zoals dat in feite in de B2G relatie al is gebeurd.
[6] Richtlijn 2014/55/EU en Verordening 2017/1870; deze zijn nu van kracht op B2G transacties.